经营中小企业的，都明白高效采购管理的重要性。我见过不少中小企业，采购环节混乱无序，花费大量成本，却难以保障物资的优质供应。然而到底该如何梳理采购流程，怎样开展采购管理工作呢？这让众多中小企业主愁眉不展。

就拿供应商管理来讲，曾经有一家中小企业，通过建立完善的供应商评估和管理机制，筛选出优质稳定的供应商，实现采购成本的有效控制和物资质量的显著提升。

接下来，我和大家一起来聊聊中小企业的采购流程，采购管理是如何进行的>>https://s.fanruan.com/sf33n

一、采购流程有哪些

采购流程大体差不多，但是因为行业的特点等会有些许差异，这里我结合中小企业的特点，给大家讲讲企业的采购流程究竟有哪些。

1、需求萌动：确定采购需求

采购需求可不是一拍脑袋就决定的事儿。

就拿一家做文具的中小企业来说吧，首先得看市场风向。销售团队天天在外面跑，跟经销商、零售商打交道，也会去分析线上线下的销售数据。他们发现，最近某种创意笔记本特别受欢迎，销量蹭蹭往上涨。销售团队把这个消息告诉生产部门，生产部门就得盘算起来。他们看看仓库里做这种笔记本的纸张、封面材料、装订配件还有多少，要是库存不够，那就得采购啦。

生产部门会详细列出采购清单，要多少克重的纸张，什么颜色、材质的封面，哪种规格的装订钉等等。采购部门把生产部门和各个其他部门的需求汇总到一块儿，这样就确定了企业当下的整体采购需求。

2、市场探底：进行市场调研

知道要买啥之后，采购人员就得去市场上“摸鱼”啦，了解清楚东西好不好买、价格咋样、质量行不行。在调研的时候，质量绝对是重点关注对象。纸张不能太脆，不然一翻就破；颜色要正，不能偏色；克重也得达标，不然手感不对。

另外，供应商的生产能力和交货能力也得考察。要是供应商机器设备老旧，工人又少，订单一大，肯定没法按时交货。物流配送能力也得跟上，不然货在路上耽搁了，企业生产就得断档。通过一番深入调研，采购人员心里就有底了，为挑选靠谱供应商做好准备。

3、精挑细选：筛选供应商

收集了一堆供应商信息后，就到了筛选环节。还是以文具企业采购纸张为例。

• 第一步，根据质量要求，对供应商寄来的样品进行严格检验。
• 第二步，打听供应商的信誉和口碑。
• 第三步，评估价格。

不能光看价格便宜就选，得综合质量、交货期这些因素。采购人员会和供应商初步谈判，了解他们的价格底线，看看有没有批量采购优惠。第四步，考虑地理位置。要是有本地供应商，那可就方便多了。距离近，物流成本低，而且一旦有紧急需求，能快速补货。经过这几轮筛选，就能确定几家比较靠谱的供应商，准备进入谈判环节。

4、唇枪舌剑：与供应商谈判

选好潜在供应商后，采购人员就要和他们展开一场“谈判大战”了。谈判内容主要围绕价格、交货期、质量标准、售后服务和付款方式这几个关键方面。

先说价格，采购人员得发挥浑身解数，争取最优惠的价格。他们会拿出之前调研的其他供应商报价，跟当前供应商说：“人家给的价格比你们低，要是你们不降价，这生意可就难做咯。”同时，提出长期合作、增加采购量等条件，让供应商让步。

交货期也得敲定好。对于文具企业来说，开学季前文具必须得备好货，所以得跟供应商明确什么时候第一批货能到，后续补货又是什么时间。得确保供应商有足够的生产能力和物流安排，按时完成交货。

质量标准得详细沟通，比如纸张不能有黑点、褶皱，亮度要在什么范围之内。还要谈好出现质量问题怎么退换货，费用谁承担。售后服务也不能忽视，供应商能不能提供技术支持，帮忙解决使用过程中遇到的问题。

付款方式的谈判也很关键。企业都想资金周转得开，希望付款周期长点，比如货到验收合格后60天付款；但供应商肯定想早点拿到钱。双方就得你来我往，找到一个都能接受的平衡点，也许是分期付款，或者约定一定的账期。经过多轮谈判，达成初步合作意向。

5、白纸黑字：签订采购合同

谈判有了初步成果，就得用合同把双方的权利义务确定下来。采购合同就像是一份“契约书”，具有法律效力。合同里要把采购的物资名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、运输方式、付款方式、违约责任等内容写得清清楚楚。

合同条款得严谨，不能有歧义。签订前，最好找企业的法务人员或者专业律师审核一遍，确保符合法律法规，保障企业权益。合同一签，双方就得按约定办事。

6、正式下单：下达采购订单

签完合同，采购部门就要给选定的供应商下达采购订单了。采购订单就像是给供应商的“任务书”，详细说明了采购要求。订单上要写上采购合同编号，方便对应。还要明确采购物资的具体规格、型号、数量，和合同内容保持一致。订单里要注明交货时间和地点，让供应商清楚什么时候、把货送到哪儿。。

7、时刻紧盯：跟踪物流配送

供应商发货后，采购人员的心还不能放下，得时刻跟踪物流配送情况。他们会和供应商保持联系，问问货有没有装车，走到哪儿了，预计啥时候能到。对于文具企业来说，要是纸张运输途中耽搁了，生产线可能就得停工。

采购人员可以通过物流供应商提供的查询系统，实时查看货物运输轨迹。要是发现货物可能会延迟到达，就得赶紧和供应商、物流商沟通。看看能不能加快运输速度，或者换个运输方式。同时，要把物流情况及时反馈给生产部门，让他们做好生产调整准备。货物到达前，采购人员要和仓库管理部门协调好接收事宜，确保货物顺利入库。

8、严格把关：进行验收

货物终于到企业了，接下来就是严格的验收环节。验收人员要按照采购合同和质量标准，对采购的物资进行全面检查。就拿文具企业采购的纸张来说，先点数量，看看和采购订单上的数量是否一致，不能多也不能少。

质量检查更是关键，随机抽取几包纸张，检查纸张的颜色、手感、厚度是否符合要求，有没有破损、瑕疵。

9、诚信付款：支付货款

验收合格后，企业就得按照合同约定的付款方式和时间，给供应商支付货款。付款前，财务部门要仔细审核采购相关文件，采购合同、采购订单、验收报告、发票都得看一遍，确保内容一致，符合企业财务制度和审批流程。

审核没问题后，财务部门按照合同约定操作。如果是银行转账，要准确填写供应商银行账户信息，确保货款准确到账。付款完成后，财务部门要及时记录付款信息，更新财务账目。采购部门也要和供应商确认货款是否收到，维护良好合作关系。

10、总结提升：评估与反馈

一次采购流程结束后，企业不能就这么算了，得好好总结反思。采购部门要组织相关人员，对这次采购的各个环节进行评估。看看供应商表现怎么样，交货是不是准时，产品质量好不好，售后服务到不到位。根据评估结果，给供应商分级。表现好的，以后多合作；表现差的，和他们沟通改进，要是还是不行，下次就不找他们了。

同时，也要反思采购流程本身。看看流程是不是太繁琐，导致采购周期长；各部门之间沟通协作顺不顺畅，有没有信息传递不及时的情况。通过不断评估和反馈，总结经验教训，优化采购流程，提高采购效率和质量，让采购更好地为企业发展服务。

中小企业的采购流程是一个环环相扣的系统工程，每个环节都紧密相连。只有把每个环节都做好，企业才能采购到合适的物资，保障正常运营，在激烈的市场竞争中站稳脚跟。

二、进销存如何帮助企业实现采购全流程的把控

采购直接影响着成本、效率和产品质量。采购的流程如此繁琐，有没有什么工具能够对采购进行全流程的把控呢？我的建议是使用进销存管理系统。

（一）精准把握采购需求

1、深度数据分析，精准预测需求

进销存系统拥有强大的数据记录和分析功能。企业过往的采购、销售数据，以及库存变动情况等都被详细记录在系统中。就拿一家电子产品制造企业来说，通过分析简道云系统里过去几年的数据，发现每年开学季前后，平板电脑和学习类电子设备的销量会大幅攀升。

基于此，企业就能提前规划在开学季前的原材料采购，如芯片、显示屏等零部件的采购量，并且根据市场对不同配置产品的需求比例，合理安排采购不同规格零部件的数量。

同时，系统还能对接外部市场数据资源，若当前行业趋势显示环保材料在电子产品中越来越受欢迎，企业便能及时调整采购计划，增加对环保型原材料的采购。

2、跨部门协作，信息实时共享

采购需求绝不是采购部门的 “独角戏”，需要企业各部门协同配合。

进销存系统为跨部门信息共享搭建了便捷桥梁。销售部门在与客户沟通中获取的最新需求信息，如客户对产品功能的新要求、订单数量的变化等，能第一时间录入系统。采购部门即刻就能看到这些信息，从而清晰了解到哪些产品需要增加采购量以满足市场需求，哪些产品可能因市场需求下滑要减少采购。

生产部门可以将生产进度、原材料消耗速度等数据实时更新到系统中。采购部门依据这些信息，就能精准掌握原材料的补货时间和采购量。研发部门若有新产品研发计划，也能通过系统分享所需特殊原材料的相关信息，采购部门提前布局寻找合适的供应商，确保原材料供应及时。

通过这种无缝对接的信息共享，企业能够精准把握采购需求，避免采购过量或不足的情况发生。

（二）高效管理供应商

1、集中存储，供应商信息一目了然

在进销存系统中，可以将所有供应商的详细信息集中管理。企业可以把供应商的名称、地址、联系方式、供应产品种类、产品价格、交货周期、质量保证条款等一一录入系统。

当需要与供应商沟通合作，或者进行采购决策时，采购人员只需打开简道云系统，就能快速获取所有供应商的信息，无需再在众多文件和资料中翻找。

而且，系统还支持对供应商信息进行分类管理，比如按照原材料类别分为电子元器件供应商、包装材料供应商等；或者按照合作频率分为长期合作供应商、短期合作供应商等。这样的分类管理方式，能让企业迅速定位到合适的供应商，提高采购效率。

2、多维度评估，筛选优质供应商

对供应商的评估是保障采购质量和成本的关键。

进销存系统凭借其丰富的数据记录功能，为供应商评估提供了全面且准确的依据。通过系统记录的采购交易数据，企业可以计算出每个供应商的交货准时率。例如，统计一段时间内，某个供应商实际交货时间与合同约定交货时间的差异，从而得出其交货准时率。同时，系统还能记录每次采购产品的质量情况，如次品率、退货率等。

对于供应商的价格，系统不仅能记录当前报价，还能对比不同时期的价格波动情况，以及与其他供应商相同产品的价格进行横向对比。

基于这些数据，企业可以定期对供应商进行综合评估，筛选出交货准时、产品质量高、价格合理的优质供应商，淘汰那些表现不佳的供应商，优化供应商结构。

3、便捷沟通，加强供应商合作关系

进销存系统还具备便捷的沟通功能，有助于企业与供应商建立更加紧密的合作关系。采购人员可以通过系统直接向供应商发送采购订单、询问产品库存情况、沟通交货时间变更等信息。

供应商收到信息后，能在系统中及时回复，所有的沟通记录都会完整保存，方便后续查询和追溯。

此外，系统还可以设置提醒功能，例如在采购订单即将到期时，自动提醒供应商发货；或者在合同即将续签时，提醒采购人员与供应商进行沟通协商。这种高效的沟通方式，减少了因信息不畅导致的采购问题，提高了采购效率，同时也增强了企业与供应商之间的信任和合作。

（三）优化采购流程

1、简化审批流程，提升采购效率

传统的采购审批流程往往繁琐复杂，采购人员需要拿着纸质申请单，在各个部门和领导之间来回奔波签字，不仅效率低下，而且容易出现文件丢失、审批延误等问题。

进销存系统彻底改变了这一局面，实现了采购审批流程的电子化和自动化。采购人员在系统中填写采购申请单，详细说明采购的产品、数量、预算、预计交货时间、推荐供应商等信息后，点击提交。

系统会根据预先设定的审批流程和权限，自动将申请单发送给相应的审批人员。

审批人员无论身处何地，只要通过电脑、手机等设备登录简道云系统，就能随时随地进行审批操作，点击同意、拒绝或者退回修改等选项即可。审批完成后，系统会自动通知采购人员审批结果，整个审批流程高效、透明，大大缩短了采购审批时间，加快了采购进程。

2、自动化订单处理，确保采购准确无误

一旦采购申请通过审批，进销存系统可以自动生成采购订单。系统会根据采购申请单中的信息，如产品名称、规格、数量、价格、供应商等，自动填充到采购订单模板中，生成一份完整的采购订单。

采购人员只需核对订单信息，确认无误后，即可直接通过系统将订单发送给供应商。供应商收到订单后，也能在系统中进行确认回复。

同时，系统会对采购订单的整个生命周期进行跟踪管理，企业可以实时查看订单的状态，包括订单是否已被供应商接收、是否已发货、货物运输途中的位置等信息。此外，系统还会自动记录采购订单的相关数据，如订单创建时间、修改记录、交货时间等，方便企业进行后续的查询、统计和分析。

3、规范合同管理，保障双方权益

采购合同是企业与供应商之间的重要法律文件，合同管理的规范性直接关系到双方的权益。

进销存系统为企业提供了完善的合同管理功能。企业可以将采购合同模板上传至系统中，在生成采购订单时，系统会根据订单信息自动填充合同中的关键条款，如产品信息、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等，快速生成一份电子合同。

采购人员和供应商可以通过系统在线签署合同，签署完成后的合同会自动保存在系统的合同库中，方便随时查阅和下载。

系统还能对合同的关键信息进行提醒，比如在合同到期前一定时间，自动提醒采购人员与供应商进行沟通续签事宜；在付款时间临近时，提醒财务部门及时安排付款。同时，企业可以在系统中对合同的执行情况进行跟踪管理，确保双方都严格按照合同约定履行各自的义务。

4、严格验收环节，把控采购质量

当采购的货物到达企业后，验收环节至关重要，它是确保采购质量的最后一道防线。

在进销存系统中，验收人员可以根据采购订单和合同要求，对货物进行严格的验收操作。系统会显示出货物的详细信息，包括产品的规格、数量、质量标准等，验收人员对照这些信息逐一进行检查。

验收人员将验收结果录入系统，若发现货物存在质量问题、数量短缺或与合同约定不符等情况，可以在系统中详细记录问题，并及时通知供应商进行处理。

系统还能对验收数据进行统计分析，例如统计不同供应商产品的验收合格率、次品率等，帮助企业了解供应商的产品质量情况，为后续的采购决策提供有力的数据支持。

（四）有效控制采购成本

1、智能价格对比，选择最优供应商

进销存系统具备强大的价格对比功能，能帮助企业在采购过程中轻松找到性价比最高的供应商。当企业需要采购某种产品时，采购人员可以在系统中输入产品名称或关键词，系统会自动筛选出所有提供该产品的供应商，并展示他们的报价信息。

同时，系统还能对比不同供应商在不同时期的价格波动情况，以及提供该产品的市场平均价格参考。通过这种直观的价格对比分析，企业可以清晰地了解各个供应商的价格优势和劣势，从而选择价格最合理的供应商进行采购。

此外，系统还能根据采购数据和市场趋势，为企业提供采购时机的建议，帮助企业在价格低谷期进行采购，进一步降低采购成本。

2、精细化成本核算，掌控成本构成

采购成本不仅仅是产品的采购价格，还包括运输费用、仓储费用、质量检验费用等一系列相关成本。进销存系统可以对采购成本进行精细化核算，帮助企业全面了解每个采购项目的成本构成。

企业可以将与采购相关的各项费用，如运输费、仓储费、装卸费等录入系统，系统会自动将这些费用分摊到每个采购产品上，计算出每个产品的实际采购成本。通过这种精细化的成本核算，企业能够清晰地看到哪些环节的成本较高，从而有针对性地采取措施进行优化。

例如，如果发现某个产品的运输成本过高，可以通过与物流供应商协商降低运费、优化运输路线或者寻找更合适的物流合作伙伴等方式来降低成本。

3、科学库存管理，降低库存成本

库存管理是采购成本控制的重要环节，合理的库存水平既能保证企业生产和销售的正常进行，又能避免库存积压导致的资金占用和仓储成本增加。

进销存系统可以实时监控企业的库存情况，根据采购周期、销售情况、生产计划等因素，自动计算出合理的安全库存和补货点。当库存水平低于补货点时，系统会自动发出提醒，通知企业及时进行采购，避免因缺货而导致的生产停滞或销售损失。同时，系统也能防止库存积压，通过对库存数据的分析，企业可以及时调整采购计划，减少不必要的库存采购。

此外，系统还能对库存成本进行核算和分析，包括库存占用资金的利息成本、仓储费用、库存损耗等，帮助企业全面掌握库存成本情况，采取有效的措施降低库存成本。

（五）实时监控采购风险

1、及时预警，防范潜在风险

进销存系统可以设置采购风险预警机制，帮助企业及时发现并应对潜在的采购风险。例如，当市场价格出现大幅波动时，系统能够通过与市场数据平台的对接，实时获取价格信息，并及时提醒企业采购部门。

采购部门可以根据价格波动情况，迅速调整采购策略，如提前锁定价格、调整采购数量或寻找替代供应商等。对于供应商的交货风险，系统可以在交货期临近时，自动检查供应商的发货状态，若发现供应商未按时发货，及时通知采购人员与供应商沟通协调，避免因交货延误而影响企业的生产和销售计划。

此外，系统还可以通过与第三方信用评级机构合作，获取供应商的信用信息，当供应商出现信用风险时，及时发出预警，帮助企业提前做好应对准备，如增加备选供应商、调整付款方式等。

2、制定策略，应对各类风险

针对不同类型的采购风险，企业可以利用进销存系统制定相应的应对策略。对于价格波动风险，企业可以在系统中建立价格波动分析模型，记录不同供应商的价格波动情况和市场价格走势，通过数据分析制定价格调整策略。

当价格上涨时，企业可以提前与供应商协商签订长期合同，锁定价格；或者寻找价格更稳定的替代供应商。对于供应商交货风险，企业可以在系统中设置多个备选供应商，并根据供应商的历史交货表现、产品质量等因素进行评估和排序。

当主供应商出现交货问题时，企业能够迅速切换到备选供应商，确保采购不受影响。同时，企业还可以在系统中制定应急采购预案，明确在突发情况下的采购流程和决策机制，提高企业应对风险的能力。

3、持续评估，优化风险管理

进销存系统能够对采购风险进行持续评估和管理。通过对历史风险事件的记录和分析，系统可以评估不同风险对企业采购的影响程度，以及企业应对风险措施的有效性。

企业可以根据评估结果，不断完善风险管理制度和应对策略。例如，如果发现某种风险应对措施在实际执行中效果不佳，企业可以通过系统对相关流程和策略进行调整和优化。

同时，系统还能实时跟踪风险的变化情况，随着市场环境、供应商情况等因素的变化，及时调整风险预警指标和应对策略，确保企业在采购过程中能够始终有效地应对各种风险。

总的来说，进销存系统通过精准把握采购需求、高效管理供应商、优化采购流程、有效控制采购成本以及实时监控采购风险等多个方面，为企业实现卓越的采购管理提供了全方位的支持。

中小企业合理运用这一系统，能够显著提升采购管理水平，降低采购成本，提高企业的竞争力，实现可持续发展。