项目管理软件是现代项目管理不可或缺的工具，但仅仅掌握软件操作并不足以让你成为一名成功的项目经理。你需要的是经验和技巧，将软件的功能与实际项目管理相结合，才能真正发挥其优势。本文将分享20条项目经理成功经验，助你玩转项目管理软件，提升项目效率，实现项目目标。
1.妥善保存评估测算数据并善用相关项目管理软件
市面上有诸多商业化工具可协助您对整个项目进行评估测算。借助这些工具丰富的真实项目经验数据库，您将获得一系列可能的进度安排和人员配置方案。此外，这些工具还能助您规避“不可能区域”，即产品规模、团队规模以及进度安排三者结合后无法确保项目取得成功的情况。例如，禅道软件（青岛）有限公司推出的禅道项目管理软件就是一款值得推荐的优秀工具。
2. 识别项目的驱动力、制约因素及自由度
每个项目均需在功能性、人力资源、预算限制、进度要求以及质量目标之间寻求平衡。为此，我们将上述五大项目要素中的每一项分别定义为一种制约因素（即您必须在该范围内进行操作）、一种驱动因素（与项目成功密切关联）或是一定程度的自由度（允许您在既定范围内进行调整）。
3. 确立产品发布标准
在项目初期阶段，应根据具体情况确定采用何种标准来衡量产品是否已具备发布条件。您可以依据以下几个方面作为发布标准：尚存高优先级缺陷数量、性能指标、特定功能的全面可用性，亦或是其他能够证明项目已达到预期目标的证据。无论您最终选定哪种标准，都务必确保其具有可行性、可量化且已形成书面文件，同时与您的客户所理解的“质量”保持一致。
4. 恪守沟通承诺
尽管在面对无法避免的意外情况时，作出承诺可能会带来压力，但请始终牢记，绝不要做出您明知无法保证的承诺。在与客户及管理层就实际可行的事项进行沟通时，务必保持良好的声誉。您过去参与过的项目数据将成为有力的说服依据，尽管对于那些固执己见之人而言，这些数据或许并无实质性的防御效果。
5. 制定详细的计划
有人可能认为，花费大量时间制定计划远不及投入时间编写代码更为重要，然而，笔者并不赞同此观点。实际上，制定计划并非难事，真正困难的在于如何制定出一份优质的计划——深入思考、有效沟通、权衡利弊、交流意见、提出问题并倾听他人的看法。您用于分析和解决问题所需耗费的时间，将有助于降低项目后期可能出现的意外状况。
6. 将庞大的任务划分为若干微小的“英寸大小的小圆石”
将大型任务分割为众多的小型任务，这无疑是对其进行深度剖析的有效手段。通过这种方式，您可以更为精准地估算各项任务所需的时间，从而揭示出那些在其他情况下可能被忽视的工作环节，并确保任务进度的精益求精以及对任务状况的严密监控。
7. 为常见的大型任务制定详尽的计划工作表
倘若贵团队常常面临某一特定类型的通用任务，例如创建全新的对象类，那么我们建议您为这类任务编制一份详细的活动清单及计划工作表。该工作表应涵盖此大型任务可能涉及的所有步骤。对于每项检查事项，都应明确列出与之相应的工作量，这将有助于团队成员准确评估自身在处理此类大型任务时所应承担的职责范围。
8. 预先评估质量控制活动所引发的修改需求
几乎每一次的质量控制活动（如测试和技术评审）都有可能发现潜在的问题或者提出改进的可能性。因此，在项目规划阶段，您应当将每次质量控制活动结束后可能产生的修改需求视为独立的任务进行考虑。若实际操作中无需进行任何修改，那自然是再好不过的事情；但请务必保持警惕，切勿对此抱有过高期望。
9. 合理安排流程改进的时间
尽管贵团队的成员们正全力以赴地投入到当前的项目之中，然而为了进一步提升整个团队的软件工程能力，我们强烈建议您为流程改进投入一定的时间。在项目进度安排中预留出适当的空闲时间，以便开展有助于提升未来项目成功率的流程改进工作。请注意，不要让团队成员将全部可用时间都用于完成项目任务，否则当他们在自我提升方面停滞不前时，您可能会感到意外。
10. 妥善应对项目中的各种风险
如果您未能及时识别并控制风险，那么最终可能会陷入被动局面。因此，在项目规划阶段，我们建议您花费一定的时间组织团队成员共同探讨可能存在的风险因素，评估其潜在影响，并据此制定相应的对策来减轻或规避风险。在此，我们提供一份简明扼要的软件风险管理指南供您参考。
11.依据严谨的工作计划进行评估测算
在评估测算过程中，大部分人士常常习惯以直观可见的日历时间作为参考标准，然而，我个人更倾向于对与具体任务紧密关联的工作计划（以人工工时为计量单位）进行评估测算，进而将其转化为日历时间的预估量。这种换算主要基于我每日能投入到各个项目任务中的有效工作时间及可能遭遇的各类打断或紧急调整请求、会议安排等因素，以及所有可能导致时间消耗的其他事项。
12.切勿为员工安排超出其80%的工作负荷
通过追踪团队成员每周实际用于指定项目工作的平均工时数据，您将会发现一些令人惊讶的事实。由于与我们需要执行的众多活动密切相关的任务切换成本，这无疑极大地削弱了我们的工作效率。因此，请务必注意，不能仅仅因为某位员工每周在某项特定工作上投入了10小时，便假设他或她能够立即承担起4项此类任务。实际上，如果该员工能够顺利完成3项任务，那便是相当理想的状况了。
13.将培训时间纳入整体规划之中
首先，请明确了解您的团队成员每年在培训方面所需耗费的时间，并将其从团队成员可用于指定项目任务的总工作时间中予以扣除。在此基础上，您可能已经在平均值中考虑到了休假时间、病假时间以及其他非工作时间，那么对于培训时间也应采取相同的处理方式。
14.详细记录您的评估测算结果及其实现途径
当您着手进行工作评估测算时，请务必将其详细记录下来，同时记录下您完成每项任务的具体步骤。深入理解评估测算过程中所采用的假设条件和方法，有助于在必要时更加便捷地进行调整和修正，同时也有助于提升您的评估测算能力。
15. 明确达成项目成功的评估标准
在项目伊始阶段，务必要确保风险承担方与相关方对其判断项目成功与否拥有统一共识。虽常将满足预先设定的进度规划视为项目成功的显著标志之一，但同时也需注意到仍有其他诸多因素同样影响着项目的成败，例如：提升市场份额、达到预定的销售业绩或销售额、获取特定用户群体的满意度、替换高维护成本的遗留系统以及实现特定的事务处理量并保证其准确性等。
16.充分理解并尊重学习曲线的重要性
倘若您在当前的项目中初次涉足某个全新的流程、工具或是技术，那么您务必要接受并且认同短期内生产效率会有所下滑这个事实。请勿急功近利地期待着在首次采用新型软件工程方法的过程中就能取得显著的成效，而是应当在制定进度规划的过程中充分考虑到学习曲线所带来的影响。
17.预留充足的意外缓冲空间
我们都知道，现实生活中的事物往往并不如我们在项目计划中所设想的那般顺利进行，因此，在主要阶段之后，您的预算以及进度安排都应预留出足够的意外缓冲空间，以便应对那些无法预知的突发状况。遗憾的是，有些管理人员或者客户可能会误以为这些缓冲空间仅仅是为了弥补误差，而非理性地认识到这其实是必须的准备措施。请尝试通过回顾过去项目中遭受过的不愉快经历，来向他们展示您的深思熟虑。
18.详细记录实际工作时间与估算值之间的差异
如果您未能详细记录每项任务所需的实际工作时间，并将其与您的估算值进行对比分析，那么您将永远无法提升自己的估算能力。您的估算结果将始终停留在猜测的层面。
19.坚持“任务完成”的严格标准
采用“英寸大小的小圆石”的方式有一个优点在于，您能够清晰地区分每个小任务究竟是已经完成还是尚未完成，这种方式相较于估计一个大型任务在某一时刻完成了多少比例而言，更为直观且真实。请避免让团队成员仅凭个人主观感受来判断任务的完成程度；相反，应设定明确的标准来衡量一个步骤是否真正达到了完成的要求。
20.公开透明地追踪项目进展
营造一种积极向上的氛围，使项目组成员能够安心地准确汇报项目的实际状态。致力于让项目在真实的、基于数据的事实基础上顺利推进，而非因为担忧公布坏消息而流露出过度乐观的情绪。利用项目状态信息及时进行必要的纠正行为，同时在条件许可的情况下给予适当的赞扬激励。
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